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IT部门如何对内推广统一通信

发布时间:2020-07-21 19:04:47 阅读: 来源:pap铝塑片厂家

现在越来越多的企业领导已经意识到成本与效率的重要性,因此他们决定选择统一通信作为自身的通信平台,期望通过统一通信节约成本,提高办公效率,优化业务流程,提升企业的核心竞争力。可当我与许多企业IT部门负责人沟通时却经常被问到这样的问题:为什么我们的员工不喜欢使用这套系统?为什么我们每天都要接到至少20个询问如何使用那些功能的电话?我们到底应该如何向公司内部推广统一通信?大多数IT经理们告诉我:我们已经在非常努力的培训员工,力争给他们提供一个标准化创新型的通信工具,但即使这些工具将使他们的沟通更加简单、有效,仍有不少员工拒绝使用新的统一通信产品,而坚持自己的原有沟通习惯。难道统一通信真的不适合我们的企业吗?问题到底出在何处?在找出原因之前,我们需要先搞清楚一些概念:首先,统一通信并非一个产品,它是一种解决方案,一个通信体系,从系统层面来讲,它涉及语音系统、数据网络、甚至ERP等业务系统;从使用者角度讲,它包括用于桌面的硬终端、用于PC的通信软终端、基于浏览器的软终端、用于手机的移动客户端、用于多媒体会议的Web会议终端等;其次虽然统一通信体系中有如此众多的通信终端,但并非使用者需要所有的终端,或者说并不是每一款终端都符合每一个使用者的工作模式和使用习惯;再次,由于统一通信中的通信工具显然会比传统的电话功能强大的多,但并非其中的每一个功能都是适合所有使用者,因此,统一通信在企业端的实际应用必须个性化,标准化的应用方式将导致企业陷入上述的困境。员工们之所以不愿意使用新的系统,并不是因为统一通信本身不适合企业的需求,根本的原因是不该将所有的员工“统一”对待,将所有的工具一股脑都抛给他们,使他们觉得无所适从,难以接受。所以,IT经理们在向企业内部推广统一通信时必须遵循以下几个原则:1)用户群类别化对于企业IT经理们而言,最容易且天然存在的用户群分类自然是已有的部门单位,因为同一部门员工的工作模式通常是相同的,因此他们的沟通习惯以及对通信工具的要求也是相似的。例如公司的研发部门,他们很少在公司以外办公,那么方便移动办公的软终端就没必要着重推广给他们,但由于他们经常需要进行各类培训和异地的设计方案沟通,那么多媒体会议功能一定会受到他们的欢迎。这种用户群分类的做法是合理且可行的,但并非唯一做法,比如也可直接根据员工的工作模式划分,这样不仅可以明显减少用户群模块数量,而且能够大幅度地缩短培训周期。2)功能模块化统一通信看似一个复杂的体系,但实际上具有清晰的模块架构。IT部门在做内部推广时需要将统一通信体系中的产品模块细化分拆出来,按照已划分用户群的工作特点,相对应推广合适的产品模块。比如销售部门的同事,大多数时间都会在外办公,那么就不必推送给他们太多有关桌面话机的高级功能,否则只会适得其反,让他们感觉系统过于复杂且用处不大,但基于手机或PC的移动软终端既能够方便他们的日常沟通,节省费用,也可避免遗漏任何一个重要的商务来电,他们一定会去尽情享受“统一通信”带来的益处。3)推广阶段化即使我们已经将企业的员工做好分类,并将统一通信体系中的功能模块化,阶段化推广仍然是一个必须贯彻的行为方针,这种阶段化甚至应该细化到模块化的功能之中。举个例子,对于经常在公司内办公的同事,大的原则当然是应该先使其接受新的IP话机,再熟悉更多的协同应用终端,比如基于PC的软终端既可以让员工不必查阅号码,实现搜索点击呼叫,还能够保留他们原有使用桌面话机的通话习惯等等。但从更细化的层面,其实在推广新的桌面电话时也应采用分阶段策略,新系统上线后应让他们先熟悉使用新的IP电话与原有传统话机相似的那些功能,当然此时与分支机构的“零话费”沟通已经为公司节约了成本,随后再将类似手机分机联动等更高级的功能逐渐推广。这样做法,不仅可以使员工更容易接受新的通信工具,避免在使用中出现过多疑问,还能够让IT部门可以不断推出新业务,提升自身价值,正可谓“一次投资,长效收益”。人们接受任何一个新事物都需要一个循序渐进的过程,统一通信也不例外。使用者之所以不喜欢新系统,大多都是因为原有的习惯突然被打破,短时间内又获得过多的信息量,无法及时消化,从而导致抵触情绪。当大多数员工陷入混乱并迷失在他们并不熟悉的系统环境中,他们通常会“回避”,当他们认为得到的功能并非所需要的,必然会“抱怨”,那样IT部门做出的所有努力都将失去价值。因此,我们只有经过缜密的分析、精确地分类和合理的计划才能够在企业内部顺利有效地推广统一通信,使其真正能够帮助企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。CTI论坛编辑

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